Quand on a lancé Kool Corp, les outils collaboratifs n’étaient pas notre priorité. On voulait juste délivrer. Lancer des produits et trouver des clients. En lançant plusieurs projets à la fois, on a dû mieux s’organiser d’autant plus qu’on travaille tous à distance.
Il n’y a pas de recette miracle pour réussir à mieux travailler ensemble, mais il y a pas mal d’outils pour se faciliter la vie. On en a fait une liste. Vous les connaissez sans doute ou certains de leurs concurrents.
Les outils collaboratifs que l’on utilise chez Kool Corp
1 – Slack
« Where work happens », on ne pouvait pas être plus d’accord avec leur devise. Slack a été développé pour aider les entrepreneurs à se concentrer sur leurs tâches en réduisant l’usage des emails internes. On utilise la messagerie instantanée et les salons de discussion dédiés à chaque projet majeur. Avec une interface simple, Slack aide à échanger sans se noyer dans une pile d’e-mails non lus. C’est aussi un excellent moyen de ne pas mélanger les conversations professionnelles et personnelles.
2 – Trello
Trello est un outil de gestion de projet web simple et facile à utiliser. Il est basé sur la méthode kanban de Toyota. C’est un tableau numérique de to-do lists. Ce sont vos tâches que vous pouvez enrichir avec des outils de gestion de base comme l’attribution des membres, les dates d’échéance, etc. Les cartes peuvent être déplacées d’une liste à une autre pour aider les utilisateurs à gérer leur progression. Imaginez-le comme un grand tableau basé sur le Web, rempli de post-it.
On a essayé de nombreuses façons de garder une liste claire des tâches via Slack, Evernote et d’autres outils de gestion des tâches et clairement, Trello était la bonne pour nous. Simple, facile et entièrement mobile. Cela nous aide à garder une synchronisation de ce que l’on fait et à nous motiver lorsqu’on reçoit la notification d’une tâche accomplie par un membre de l’équipe.
Les outils et ressources Google
Il y a beaucoup d’alternatives, à chacun des outils suivants, mais Google les a tous autant s’en servir.
3 – Google Drive
Le cloud le plus simple à mettre en place et le plus abordable pour une entreprise. C’est efficace et fiable.
4 – Google Agenda
On utilise Google Agenda pour gérer nos calendriers personnels, le plus simple encore une fois était d’avoir le pro sur le même système et éviter de synchroniser plusieurs plateformes.
5 – Pinterest
Cela peut sembler contre-intuitif d’avoir Pinterest ici, mais on s’en sert pour faire des tableaux d’inspirations visuelles.
6 – Startup Weekend
Un bon moyen de se retrouver pendant une courte période pour bosser à fond sur un projet. Le concept d’un startup weekend est simple, au cours d’une seule fin de semaine, vous avez l’opportunité de présenter une idée de projet, de choisir une équipe que vous aimez et vous êtes entouré d’experts et de bénévoles pour vous guider tout au long du processus.
En équipe, c’est un excellent moyen de faire avancer un projet et de le lancer en 56 heures. C’est mieux qu’une « company retreat » pour 3 raisons :
- L’atmosphère dynamique pour garder de la motivation tout au long du week-end.
- Le cadre de l’évènement car on doit présenter son idée à la fin du week-end, et donc produire du concret.
- L’organisation prend soin de l’emplacement et des repas afin que de se concentrer uniquement sur le travail.
7 – Upwork
Un bon entrepreneur doit être bien organisé et ne peut certainement pas tout faire seul. On a eu du mal à abandonner certaines tâches, mais il existe des moyens plus simples de faire les choses de base aujourd’hui. Vous devez apprendre à déléguer, et le meilleur moyen de trouver des assistants est la plate-forme mondiale de freelances, Upwork.
Très facile à utiliser, vous devez poster une tâche, mettre en place une gamme de prix et une description complète et les freelances du monde entier viendront à votre secours. C’est un moyen plutôt efficace de faire moins, de déléguer et de se concentrer sur des tâches plus importantes en tant qu’entrepreneur.
Bonus: La culture plus que les outils
Collaborer avec des personnes avec lesquelles vous n’avez jamais travaillé peut être difficile. Ca peut prendre du temps pour apprendre à travailler ensemble, mais lorsque vous développez votre propre culture et processus de travail en équipe, tout est plus facile et plus rapide. Finalement, les outils ne sont qu’un moyen.
